DEINE AUFGABEN.
Als engagierte und kompetente Vorstandsassistent:in unterstützt du unser Führungsteam mit Herz und Organisationstalent in administrativen und organisatorischen Belangen. In dieser Schlüsselposition übernimmst du das überwiegend digitale Office Management und koordinierst Termine und weitere Aufgaben der drei Mitglieder unseres Vorstands. Du bist zentrale Anlaufstelle und Schnittstelle zwischen Vorstand, unseren Mitarbeitenden sowie externen Partnern und leistest einen wichtigen Beitrag für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts.
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Kommunikation und Terminmanagement: Du vermittelst kommunikativ zwischen Vorstand, Mitarbeitenden und externen Stakeholdern über verschiedene Kanäle und organisierst zuverlässig Termine für die Mitglieder des Vorstands.
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Dokumenten- und Postmanagement: Du bearbeitest die ein- und ausgehende Post und verwaltest die digitale und physische Ablage von Dokumenten zu Vorstandsangelegenheiten.
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Unterschrifts- und Behördenangelegenheiten: Du kümmerst dich um die Einholung von Unterschriften vom Vorstand und unterstützt bei der Bearbeitung und Weiterleitung behördlicher Unterlagen.
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Bestellwesen und Reisebuchungen: Du kümmerst dich um Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen, führst Recherchen und Besorgungen durch und übernimmst die Buchung sowie Abrechnung von Geschäftsreisen für die Vorstandsmitglieder.
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Du übernimmst Sonderaufgaben vom Vorstand nach Bedarf, bspw. Versandaktionen, Recherchen, Erstellung diverser Schreiben oder Sacharbeiten.
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Unterstützung anderer Kollegen im Vorstandsteam bei Bedarf: Bei größeren Veranstaltungen wie Tagungen oder Jahresfeiern hilfst du bei der Organisation, Begrüßung und Koordination vor Ort. In digitalen Meetings mit größerer Teilnehmerzahl unterstützt du die digitale Meetingraumverwaltung im Hintergrund.
Dein Arbeitsplatz ist nach Absprache an ca. 1-3 Tagen pro Woche in unserem Seminarhaus Essentis in Berlin (Weiskopffstr. 16/17, 12459 Berlin) sowie an anderen Tagen an unserem Firmensitz im Lorenzweg 5. Der Wechsel zwischen diesen Arbeitsorten ermöglicht dir Präsenzaustausch mit den Mitgliedern des Vorstands, wie auch das Kennenlernen und die Interaktion mit vielen Kolleg:innen aus unterschiedlichen Bereichen. In dieser Stelle sind 20 % Homeoffice möglich.
